Quick Tips

COVID19: Online werken en vergaderen met Office 365

Gezien de snelle ontwikkelingen rondom het Coronavirus en besluitvorming vanuit de Nederlandse overheid en het RIVM bestaat er een reeële kans dat ook het onderwijs op korte termijn zal zijn aangewezen op thuis werken Hieronder treft u enkele werkwijzen aan die u en uw organisatie hierbij kunnen helpen:

Thuis werken met collega’s

Het voordeel van Office 365 en SharePoint is dat dit volledig online werkt en vanaf iedere locatie benaderbaar is. Dus ook als u thuis bent en geen PC of apparaat van uw organisatie ter beschikking heeft. Alle gegevens die u nodig heeft om te kunnen werken zijn vanaf ieder apparaat met een internetverbinding bereikbaar.

E-mail en agenda

Uw postvak en agenda zijn gewoon beschikbaar via https://outlook.office365.com

Bestanden (SharePoint en OneDrive)

Na het inloggen via bovenstaande URL kunt u via de grote knop links boven in beeld (9 puntjes) de onderdelen SharePoint en OneDrive benaderen. Hier treft u respectievelijk alle organisatiebestanden van teams en afdelingen (SharePoint) en uw persoonlijke bestanden (OneDrive).

Online vergaderen

Met Office 365 heeft uw organisatie alles in huis om online te vergaderen, mits u op een apparaat werkt dat over een microfoon (en eventueel webcam beschikt). Het onderdeel van Office 365 dat dit realiseert heet Teams.

STAP 1: Vergadering aanmaken – ga naar uw agenda in de Outlook Web App via https://outlook.office365.com

STAP 2: Klik op “Nieuwe gebeurtenis

STAP 3: Voer titel, datum en tijd en deelnemers in. Vink Teams-vergadering AAN.

STAP 4: Klik op “Verzenden“. De deelnemers ontvangen nu een uitnodiging met een Teams-link. Als zij hierop klikken komt men in een online vergaderruimte waar alle deelnemers elkaar kunnen horen, zien en/of een Powerpoint-presentatie of whiteboard-sessie kunnen houden.

In Teams klikt de voorzitter van de vergadering op “Delen” om: een scherm te delen, een PowerPoint-presentatie te delen of een Whiteboard te delen.

Zelf de link naar de Teams-vergaderruimte kwijt: open het door u aangemaakte vergaderverzoek. De link bevindt zich daar.

TIP: Installeer de Teams App voor Windows op uw PC of laptop of vanuit de App Store (iPhone of iPad) of Play Store (Android)

TIP 2: Beschikt uw PC of laptop niet over een microfoon? Overweeg dan uw tablet of smartphone te gebruiken.