Context

Stichting Salomo en Stichting Sint Bavo fuseren naar één nieuwe organisatie. Alle ruim 1000 gebruikersaccounts moeten worden gemigreerd naar een nieuwe Microsoft 365 omgeving.

Klant:
Stichting TWijs
Sector:
Primair Onderwijs
Diensten:
E-mailmigratie, Datamigratie, SharePoint Online, Intranet & Wiki
URL:
twijs.nl

Aanpak

Dergelijke omvangrijke migratietrajecten vereisen vooraf een gedegen voorbereiding. PLEXSYS heeft samen met beide bronorganisaties een inventarisatie gedaan van de huidige omgevingen, aantallen medewerkers, hoeveelheden data en werkruimtes.

Tevens zijn onvolkomendheden en pijnpunten in de bronsituatie bekeken en is hiervoor in de doelsituatie een alternatief of oplossing geboden.

Oplossing

Volledig parallel aan de huidige bedrijfsvoering wordt een volledig nieuw intranet geïmplementeerd. Dit wordt klaargestoomd om in gebruik genomen te worden zonder dat eindgebruikers hier last van ondervinden.

In overleg met de organisatie wordt een planning gedefinieerd waarbij alle 30+ primair onderwijsinstellingen gefaseerd worden gemigreerd naar de nieuwe omgeving. Hierbij wordt in een weekend zowel de e-maildata, schooldata en persoonlijke data (OneDrive) overgezet. Op maandag na het weekend loggen personeelsleden eenvoudig in met hun nieuwe wachtwoord en werkt men in de nieuwe omgeving.

Resultaat

Een solide omgeving waarbij de continuïteit van de organisatie tijdens de transitie voorop staat. Met minimale service-onderbrekingen is een nieuwe omgeving gebouwd waarbij direct aandacht is besteed aan uniformiteit en herkenbaarheid van de nieuwe organisatie. Met universele werkruimtes en een heldere structuur is de omgeving klaar om door de bijna 1000 medewerkers van de nieuw gevormde organisatie gebruikt te gaan worden.